Важность архива в налоговом мониторинге
Сегодня налоговый мониторинг (НМ) — это не просто альтернатива традиционным проверкам, а полноценная цифровая модель взаимодействия с налоговыми органами. Компании, готовящиеся к участию в НМ, уверенно наращивают IT-инфраструктуру: ERP-системы, витрины данных, каналы связи с ФНС. Но есть элемент, который часто недооценивают — архив. А зря: именно он, как показывает практика, первым сталкивается с реальными требованиями ФНС.
Что нужно знать про архив в рамках налогового мониторинга?
На первый взгляд, может показаться, что требования к архиву отсутствуют вовсе. Прямых указаний со стороны ФНС действительно нет, и подзаконные акты тему архивов практически не затрагивают. Тем не менее, существует ряд косвенных норм, которые накладывают обязательства на способ хранения и представления информации:
Во всех случаях компании вынуждены идти на компромиссы, которые со временем превращаются в системные риски — от утраты данных до невозможности быстрого исполнения требований налоговых органов.
Как должен выглядеть современный архив для НМ?
Гибкая и масштабируемая технологическая база
Современные решения должны базироваться на BPMS, low-code-платформах и микросервисной архитектуре. Это позволит легко встраивать архив в существующую IT-среду и быстро адаптироваться под изменения.
Функционал "из коробки"
Включает в себя:
Всё — от загрузки и заполнения карточек до формирования пакетов документов и контроля их корректности — должно происходить автоматически. Это минимизирует человеческий фактор и ускоряет процессы.
Серверы в России
Очевидное, но критичное требование: все данные и вычислительная инфраструктура должны физически располагаться в России.
Свобода от санкций
Использование отечественного ПО или решений с гарантированной юридической поддержкой внутри страны становится обязательным требованием.
Оперативная актуализация
Архив должен регулярно обновляться под новые нормативные документы, форматы, регламенты работы в АИС «Налог-3» и требования ФНС.
Вывод
Финансовый архив — это уже не пассивное хранилище документации, а стратегический элемент цифрового взаимодействия с налоговой системой. Игнорирование его роли в налогового мониторинга или попытка адаптировать неподходящие решения может стоить бизнесу потери времени, денег и доверия со стороны налоговых органов.
Правильный архив — это тот, который работает на компанию, а не тормозит её развитие. Сегодня архив должен быть не просто обязательным элементом — а продуманным, гибким и технологичным решением, опережающим требования регулятора.
Что нужно знать про архив в рамках налогового мониторинга?
На первый взгляд, может показаться, что требования к архиву отсутствуют вовсе. Прямых указаний со стороны ФНС действительно нет, и подзаконные акты тему архивов практически не затрагивают. Тем не менее, существует ряд косвенных норм, которые накладывают обязательства на способ хранения и представления информации:
- ФСБУ 27/2021 требует хранения документации на территории РФ;
- Карточки документов должны содержать структурированные сведения;
- Все представленные документы обязаны иметь юридическую значимость;
- Архив должен быть связан с учетной системой для автоматического извлечения и отправки данных;
- Доступ инспектора — строго к проверенным материалам.
Решение | Ограничения |
Файловое хранилище | Нет метаданных, медленный поиск, сложность разграничения доступа |
Облачные системы | Проблемы с производительностью, размещение серверов за границей, сложный экспорт |
Устаревшие архивы | Не адаптированы под динамичные требования НМ, слабая интеграция, санкционные риски |
Во всех случаях компании вынуждены идти на компромиссы, которые со временем превращаются в системные риски — от утраты данных до невозможности быстрого исполнения требований налоговых органов.
Как должен выглядеть современный архив для НМ?
Гибкая и масштабируемая технологическая база
Современные решения должны базироваться на BPMS, low-code-платформах и микросервисной архитектуре. Это позволит легко встраивать архив в существующую IT-среду и быстро адаптироваться под изменения.
Функционал "из коробки"
Включает в себя:
- интеграции с ERP, КИС, ЭДО и налоговой витриной;
- работу с ЭЦП и криптопровайдерами;
- классификаторы ФНС;
- настройку прав доступа и публикации документов;
- OCR-модули для перевода бумажных документов в цифровую форму.
Всё — от загрузки и заполнения карточек до формирования пакетов документов и контроля их корректности — должно происходить автоматически. Это минимизирует человеческий фактор и ускоряет процессы.
Серверы в России
Очевидное, но критичное требование: все данные и вычислительная инфраструктура должны физически располагаться в России.
Свобода от санкций
Использование отечественного ПО или решений с гарантированной юридической поддержкой внутри страны становится обязательным требованием.
Оперативная актуализация
Архив должен регулярно обновляться под новые нормативные документы, форматы, регламенты работы в АИС «Налог-3» и требования ФНС.
Вывод
Финансовый архив — это уже не пассивное хранилище документации, а стратегический элемент цифрового взаимодействия с налоговой системой. Игнорирование его роли в налогового мониторинга или попытка адаптировать неподходящие решения может стоить бизнесу потери времени, денег и доверия со стороны налоговых органов.
Правильный архив — это тот, который работает на компанию, а не тормозит её развитие. Сегодня архив должен быть не просто обязательным элементом — а продуманным, гибким и технологичным решением, опережающим требования регулятора.